Sharing knowledge across departments is the lifeblood of any successful business. After all, how can teams collaborate effectively without a way to easily exchange information? Wiki software offers a straightforward way to create, organize and share knowledge company-wide. But what is the best wiki software? That’s what we’re going to cover in this guide.

What is wiki software?

A wiki is a centralized, web-based platform that allows employees to easily access and document information. In short, it’s a single source of truth for trusted information. Ideally, your wiki will integrate into your existing workflows through browser extensions, allowing employees to pull up content without switching tabs. Here are some examples of content you may find internal company wiki:

• New product features or process updates
• HR policies around time-off
• Project management templates
• Local hotspots for team lunches

External-facing wikis function a bit differently to internal-facing ones. They tend to include product manuals for end-users. While still acting as an authoritative information hub, public wikis contain content tailored specifically for customers, partners, and other external stakeholders.

Types of wiki software

Hosted

Un wiki ospitato include strumenti SaaS che non richiedono tempo di sviluppo interno. Security and software maintenance of a hosted wiki are managed by the hosting company. There is usually a little less flexibility with the layout of the wiki; however, less work is required to manage the wiki itself, so you can spend more time focusing on the content that lives within it.

Self-hosted

Self-hosted wiki software (e.g., MediaWiki) is open-source and requires ongoing developer involvement to maintain the security and organization of the platform. Usually, self-hosted wiki software is more customizable for each unique user, with the catch being they are usually much more work to maintain.

Why use wiki software?

Centralize company information

Searching through countless sources to find a single piece of information is a familiar time suck for most of us. According to Forbes, employees who are forced to waste time searching for information quickly become disengaged. This is time that could be better spent collaborating with colleagues and creatively solving problems. 

Wiki software centralizes all company information into a single source of truth–so everyone knows exactly where to go to find reliable and relevant information. 

End information overload

Bite-sized pieces of knowledge are the name of the game when communicating important information across an entire organization. Too many pieces of long-form content put a burden on employees to read and remember more than they can realistically retain. 

Quando ai dipendenti vengono fornite informazioni in piccole porzioni e possono accedervi di nuovo ogni volta che ne hanno bisogno, il sovraccarico d'informazioni diventa un ricordo del passato. 

Bring everyone the information they need to excel in their job

Tutti vogliono sentirsi armati delle informazioni di cui hanno bisogno per fare bene il loro lavoro. Lacking the resources one needs to feel supported in their role is one of the main catalysts of burnout, which has been on the rise. 

Wiki software provides everyone with the information they need, whenever they need to access it. Non devono sollecitare esperti di materia per ottenere risposte alle loro domande, ma possono trovare tutta la conoscenza di cui hanno bisogno a portata di mano.

Deliver a single source of truth your team actually uses

Without a wiki as a single source of truth, you run the risk of using duplicate and unreliable information to inform decisions and processes. Send everyone to one place for information and make sure to keep that information up to date. È una soluzione semplice che mantiene tutti sulla stessa lunghezza d'onda. 

Power effortless collaboration

Good internal communication leads to seamless collaboration that in turn leads to smooth and successful company operations. Wiki software allows everyone at the company to create and edit information, turning the wiki into a homebase for effortless collaboration. Every subject matter expert is contributing their expertise to a single source of information that is accessible to everyone. Goodbye, information silos! 

Seamlessly keep company information up to date

The best wiki software has a content verification system built in. This allows the creator of the information to set a timer for when they need to review and re-verify that information. Questo assicura che le informazioni aziendali rimangano aggiornate e pertinenti, evitando che qualcuno faccia riferimento involontariamente a conoscenze inaffidabili. 

Ensure expert-verified product information is in the hands of everyone in support, sales, and marketing

As updates are made to products, everyone needs to be in the loop. This includes technical support, sales, marketing, product specialists, and more. 

According to PwC, 17% of consumers will walk away from a brand after just one bad experience. Quindi è fondamentale che i team abbiano accesso a informazioni affidabili nelle loro interazioni con i clienti. 

Consenti agli esperti di materia di documentare e verificare le loro informazioni, in modo che tutti sappiano che le conoscenze che stanno leggendo sono accurate e affidabili. This kind of expert-verified knowledge is especially valuable when used in knowledge base software or surfaced through help desk software, where speed and accuracy directly impact the customer experience.

Empower support agents to deliver world-class customer service

Easy access to information benefits support agents in two ways. First, it allows them to be kept up to date, providing customers with the information that is the most relevant to them. In secondo luogo, fornisce un accesso rapido alle conoscenze, in modo che gli agenti di supporto possano rispondere alle domande in tempo reale – rimuovendo il ritardo tra la domanda di un cliente e la risposta del supporto.

What ingredients does the best wiki software have?

Not all wikis are made the same. Ci sono alcune caratteristiche chiave da tenere a mente quando si sceglie il miglior wiki per il tuo team. 

Easy to use

Aggiungere un nuovo strumento a qualsiasi flusso di lavoro è temuto dalla maggior parte dei dipendenti – è solo un'altra cosa da imparare oltre ai compiti quotidiani. Wiki software should solve problems, not create additional headaches. Deve avere un design intuitivo e una gerarchia dei contenuti che promuove una facile creazione di contenuti.  

Searchability

No one has time to come up with precise keywords in order to find the right information. Un wiki deve avere una funzionalità di ricerca intelligente che consenta di fornire risultati correlati alla ricerca e non dipenda da parole chiave esatte. Un buon software wiki non richiederà ricerche multiple per trovare risposte. 

Knowledge base 

Excellent wiki software acts as a knowledge base for all important information. It can be internal or external facing, relaying information to that audience. It should act as a reliable source for knowledge that readers can trust to use regularly, and be the first place people think to visit when searching for an answer. 

Integrations 

Your wiki software should integrate into your existing workflow through browser extensions. This removes the need to navigate away from your workflow to search for information, and instead brings that information into your workflow. Deve permetterti di trovare le informazioni di cui hai bisogno senza lasciare l'app in cui stai lavorando.

Learning features

It should be able to cater to its user. Basato sul tuo ruolo o sulle informazioni che hai storicamente fatto riferimento, un wiki dovrebbe suggerire contenuti pertinenti al tuo ruolo. Per ulteriore supporto, il software wiki dovrebbe avere anche un centro assistenza o una serie di guide dove la documentazione è facilmente accessibile. 

Customization 

There is generally no one-size-fits-all model for wiki software. Whether you are storing internal knowledge or building an external knowledge base, you need to be able to customize information in a way that works well for your company. Start with the provided framework, but take advantage of flexibility the wiki should offer.

Analytics 

The best wikis have analytics built in, where you can see which content is finding the most traction or what is being searched for regularly. This can help you spot gaps in your company knowledge as well as see what information has proven to be the most useful to employees.

One of the most important capabilities to look for—especially as your company grows—is how well your wiki software integrates into your existing tool stack.

Integrating wiki software with your existing tech stack

Choosing the right wiki software is only half the battle—making sure it integrates smoothly into your team’s daily tools is just as important. The best wikis don’t require users to break their flow. Instead, they show up where work is already happening.

Here’s what to look for when evaluating integrations:

Slack and Microsoft Teams
Your team already lives in chat apps. Wiki software that connects directly to Slack or Teams can surface answers in real time—without opening a new tab. Some tools even let you create or verify content right from chat.

Google Workspace and Microsoft 365
Look for wikis that integrate with tools like Google Docs, Sheets, and Outlook, or Microsoft Word and Excel. This makes it easier to embed documents, sync calendars, or search knowledge alongside your existing files.

Browser extensions
Extensions for Chrome or Edge let you search your wiki from anywhere on the web. Whether you're in an email thread or inside a CRM, browser-based search means you’re never more than a click away from the right answer.

Project management tools
Wikis that connect with Jira, Trello, Asana, or ClickUp help bridge the gap between planning and documentation. This is especially helpful for engineering, product, and marketing teams that work cross-functionally.

SSO and user management
Single sign-on (SSO) and user provisioning integrations (like Okta or Azure AD) streamline access and security. These are essential for scaling and onboarding new employees with ease.

AI-powered enterprise search
The most modern wiki tools go beyond integrations—they unify your entire knowledge ecosystem. With AI-powered search, your wiki can index knowledge from tools across your stack and return trusted answers instantly.

Guru integrates with all of the most popular workplace tools, so your team can access trusted information wherever they’re already working.

I migliori strumenti e esempi di software wiki

1. Guru
At Guru, we practice what we preach when it comes to great wiki software. Our modern wiki is AI-powered, making it possible to capture information seamlessly and find trusted answers instantly. Si integra con le app più popolari della tua azienda, quindi le informazioni di cui hai bisogno sono sempre a portata di mano. You can document knowledge faster than ever with Guru’s AI writing assistant, keep it up to date with our verification workflow, and quickly find information no matter where it’s stored with our AI enterprise search capabilities.

And with AI-powered Knowledge Agents, teams like IT, HR, Support, Sales, and Product can create customized search experiences tailored to their specific needs—making enterprise search even more relevant and powerful across the company. 

Key features:

• AI-powered content creation and search
  
  
• Browser extensions and app integrations
  
  
• Content verification workflow
  
  
• Enterprise-wide search
  
  
• Slack, Chrome, and Teams integrations
  
  

Benefits:

• Trusted, always up-to-date information
  
  
• Built into existing workflows
  
  
• Fast and intuitive search
  
  
• Scales with your team
  
  

Best for: Teams looking for an AI-powered internal wiki that works directly in their existing tools and workflows

2. MediaWiki
Here is the most popular open-source wiki software out there. È ideale per chi gestisce grandi quantità di contenuti che devono essere accessibili da molte persone. It does, however, require slightly more technical knowledge to get up and running. Still, MediaWiki is one of the most trusted wikis and it’s completely free.

Key features:

• Open-source and highly extensible
  
  
• Powerful permission and versioning controls
  
  
• Customizable with extensions and skins
  
  
• Scalable for large content bases
  
  

Benefits:

• Free and proven solution (used by Wikipedia)
  
  
• Strong community and support
  
  
• Ideal for massive public or private knowledge bases
  
  

Best for: Organizations with technical teams managing large, structured content repositories

3. DokuWiki
DokuWiki is simple and effective. È un layout wiki open-source che ha migliaia di contribuenti e nessun limite al numero di pagine che puoi salvare. Built-in authentication makes it suitable for large companies trying to get a lot of important information out to their employees or customers fast, and it’s free.

Caratteristiche chiave:

• Flat-file storage (no database required)
  
  
• Access control lists and authentication
  
  
• Plugin ecosystem
  
  
• Easy to back up and restore
  
  

Benefits:

• Fast setup and lightweight infrastructure
  
  
• Great for documentation-heavy teams
  
  
• No database means low maintenance
  
  

Best for: Teams needing a lightweight, self-hosted wiki without the complexity of a database

4. Confluence
Confluence is one of the most popular kinds of wiki software used in the technical space. It syncs with Jira, the project management software, to make creating and updating content easy. Confluence requires precise keyword searches to find content and is free for up to 10 users.

Caratteristiche chiave:

• Deep Jira and Trello integrations
  
  
• Page versioning and commenting
  
  
• Templates for project documentation
  
  
• Supports media-rich pages
  
  

Vantaggi:

• Great for technical documentation
  
  
• Connects seamlessly with Atlassian ecosystem
  
  
• Collaborative and secure
  
  

Best for: Engineering or product teams already using Jira or other Atlassian tools

5. Tettra
Tettra works well for teams with little or no technical knowledge. Installazione, manutenzione e utilizzo sono intuitivi – si integra anche con gli strumenti che già utilizzi. Teams across an entire organization are able to organize their knowledge in a way that makes the most sense for them.

Caratteristiche chiave:

• Integrates with Slack and Microsoft Teams
  
  
• Content suggestions and verification
  
  
• Lightweight editing interface
  
  
• Q&A feature for surfacing answers
  
  

Vantaggi:

• Easy to implement and manage
  
  
• Built for non-technical teams
  
  
• Keeps knowledge verified and fresh
  
  

I caratteri chiave:

6. Notion
Notion é un software wiki altamente personalizzabile che consente sia alle equipe remote che alle equipe presenti in loco di collaborare in modo più efficace. Due to its flexible design, learning how to use Notion well can be a steep learning curve and tends to be challenging for large teams to use. Notion è gratuito per l'uso individuale.

Caratteristiche chiave:

• Ambiente di lavoro unico (note, database, wiki)
  
  
• Editor drag e drop
  
  
• Template personalizzati e automazioni dei flussi di lavoro
  
  
• Supporto massimo di dati
  
  

Vantaggi:

• Combina documentazione, compiti e wiki
  
  
• Visivamente attraente e flessibile
  
  
• Gratis per l'uso personale
  
  

I migliori per: Equipe piccole o singoli che cercano un ambiente di lavoro multifunzionale con una forte personalizzazione

7. Slite
Slite è progettato per equipe che lavorano a distanza Multiple people can edit documents at the same time and each document can include quotes, charts, graphics, and more. Ogni utente apre la giornata con uno schermo Catch-up che cattura nuove informazioni che potrebbero essere rilevanti per il loro ruolo. E' gratuito fino a 50 documenti.

Caratteristiche chiave:

• Modifiche e commenti in tempo reale
  
  
• Digest di aggiornamento
  
  
• Commenti e menzioni
  
  
• Template per configura la configurazione facile
  
  

Vantaggi:

• Ottimizzato per equipe remote asincrone
  
  
• Mantieni informato tutti sugli aggiornamenti
  
  
• Interfaccia facile da usare
  
  

I migliori per: Equipe remote o ibride che necessitano di un wiki facile e leggero

8. Nuclino
A causa del suo design liscio e intuitivo, Nuclino è un software wiki ideale per utenti non tecnici. Il layout è facile da apprendere. Può essere utilizzato esclusivamente come wiki aziendale, o per gestire progetti, condividere idee e altro. Nuclino è gratuito fino a 50 articoli.

Caratteristiche chiave:

• Interfaccia semplice e intuitiva
  
  
• Collaborazione in tempo reale
  
  
• Vista grafica delle pagine e delle relazioni
  
  
• Supporto markdown
  
  

Vantaggi:

• Apprendimento minimo
  
  
• Facile da utilizzare e da navigare
  
  
• Ottimo per team di lavoro rapido
  
  

Miglior per: Team che cercano una potente integrazione rapida in una strumentazione ultraleggera per la documentazione dei progetti e wiki interni

9. Slab
Slab \u00e8 un software wiki intuitivo per la gestione della conoscenza che è ideale per team che desiderano una configurazione facile. Viene fornito con analisi dei dati, così i moderatori possono facilmente vedere quali informazioni sono le più popolari. Slab è gratuito fino a 10 utenti.

Caratteristiche chiave:

• Esperienza di editing moderna
  
  
• Collaborazione in tempo reale
  
  
• Si integra con Slack, GitHub, e G Suite
  
  
• Analytics di utilizzo e salute dei contenuti
  
  

Vantaggi:

• Intuitive interface
  
  
• Great search and integrations
  
  
• Analytics-driven knowledge management
  
  

Best for: Modern teams wanting clean UX and insight into how knowledge is used

10. Document360
Document360 is an intuitive WYSIWYG editor that invites collaboration and knowledge sharing. It integrates well with most apps and offers analytics that allows you to see what information is the most valued.

Key features:

• WYSIWYG and markdown editors
  
  
• Advanced analytics and reporting
  
  
• AI-powered search
  
  
• Custom domain and branding
  
  

Benefits:

• Great for internal and external knowledge bases
  
  
• Scalable and secure
  
  
• Built-in analytics for performance tracking
  
  

Best for: Support teams or companies creating both customer-facing and internal documentation

11. Wiki.js
Wiki.js is open-source and can be used on any platform in a public, private, or both medium. Come altra opzione gratuita, questa consente di creare e memorizzare informazioni in un layout di contenuto completamente personalizzabile. Sono disponibili anche analisi. Wiki.js is less ideal for those with little-to-no technical experience or knowledge.

Key features:

• Markdown editor with live preview
  
  
• Role-based access control
  
  
• Git-backed storage
  
  
• Multi-language support
  
  

Benefits:

• Open-source and free
  
  
• Secure and customizable
  
  
• Ideal for developers
  
  

Best for:
Tech-savvy teams needing a secure and flexible self-hosted wiki

12. Bookstack
Bookstack is a free, open-source wiki software built around a book-like structure, making it intuitive for users to organize knowledge in chapters and pages. It’s ideal for teams who want a visually clean, user-friendly interface with minimal technical complexity. Bookstack can be self-hosted and customized extensively, though setup and maintenance require some developer involvement.

Caratteristiche chiave:

• Organizzazione del contenuto basata su libri e capitoli
  
  
• Edizione del testo ricca con supporto Markdown
  
  
• Controllo degli accessi basato sui ruoli
  
  
• Supporto multilingue
  
  
• Opzioni di personalizzazione self-hosted
  
  

Vantaggi:

• Layout pulito e strutturato per navigazione intuitiva
  
  
• Open-source e gratuito da utilizzare
  
  
• Controlli di autorizzazione forti per le aree di contenuto diverse
  
  

Ideale per: Squadre piccole a medio grandezza alla ricerca di un wiki strutturato, auto-sostituisibile con un'apprendimento facile

13. TiddlyWiki< /br>TiddlyWiki è un wiki personalizzato estremamente personalizzabile progettato per uso individuale o piccoli ambieti di lavoro. E' unico in quanto funziona come un unico file HTML, facendo così che sia trasportabile e facile da copiare. TiddlyWiki si rivolge agli utenti avanzati che vogliono un controllo totale sulla struttura della conoscenza, anche se potrebbe impegnare gli utenti non tecnici.

Caratteristiche chiave:

• Tutto il wiki racchiuso in un unico file HTML
  
  
• Personalizzazione completa tramite plugin e script
  
  
• Edizione del testo Markdown e ricca
  
  
• Supporto multipiattaforma
  
  
• Organizzazione dei contenuti basata sui tag
  
  

Vantaggi:

• Completamente trasportabile e leggero
  
  
• Open-source e altamente estensibile
  
  
• Caratteristiche di gestione della conoscenza personalizzata forte
  
  

Ideale per: Utenti singoli, ricercatori e sviluppatori alla ricerca di un wiki altamente trasportabile e basato su conoscenza

14. Zoho Wiki
Torna Zoho Wiki è parte del più ampio ecosistema Zoho e è ideale per le piccole imprese di piccole e medie dimensioni. Consente controlli di autorizzazione basati sui ruoli, rendendolo una scelta solida per le aziende che devono controllare chi può accedere o modificare specifici contenuti. Zoho Wiki è ospitato, rendendolo di poco manutenzione, anche se il suo set di funzionalità è più limitato di quello dei suoi competitor.

Caratteristiche chiave:

• Controlli di autorizzazione basati sui ruoli
  
  
• Personalizzazione del branding e delle pagine
  
  
• Inoltro senza soluzione di continuità con altre app Zoho
  
  
• Versione documento e storia
  
  
• Editor web-based con WYSIWYG
  
  

Vantaggi:

• Facile da usare con setting minimi
  
  
• Si adatta bene nell'ecosistema Zoho
  
  
• Ottime per la gestione della conoscenza alla squadra o al reparto
  
  

Miglior per: Zoho-using companies e piccole aziende che necessitano di una wiki interna sicura e ospitata

15.
XWiki è un potente wiki di colore platfowrm e source che si adatta bene per conosvere conoscenza avanzata Sostiene le caratteristiche avanzate come il codice, la creazione di app personalizzate e il contenuto strutturato, facendo sì che sia una grande opzione per i team tecnici Tuttavia, XWiki richiede più setting e manutenzione continuativa rispetto ad altre forniture

Caratteristiche chiave:

• Esteso personalizzazione in scritti e macro
  
  
• Supporto per data e contenuto dinamico
  
  
• Self-hosted with enterprise-grade options
  
  
• Access controls and collaborative editing
  
  
• Built-in export and import tools
  
  

Vantaggi:

• Estremamente flessibile e scalabile
  
  
• Ideale per flussi di lavoro tecnici e implementazioni a livello aziendale
  
  
• Opzioni di supporto forte e aziendale
  
  

Migliore per: Equipi tecnici e grandi aziende con risorse di sviluppo in cerca di una personalizzazione profonda

16. Joplin
Joplin iniziò come una soluzione di note, ma è evoluta in una soluzione di gestione dei contenuti focalizzata sulla privacy Supporta la crittografia end-to-end, rendendola una buona opzione per utenti preoccupati per la sicurezza dei dati Joplin è più utilizzato come un wiki personale o di un team piccolo e, sebbene sia gratuito e open-source, potrebbe non offrire tutte le caratteristiche di collaborazione delle piattaforme wiki più robuste

Caratteristiche chiave:

• Modifica delle note con base ai segnaposti Markdown
  
  
• Crit-tografia end-to-end per la privacy dei dati
  
  
• Clipper web e app mobili
  
  
• Sincronizza su dispositivi usando Dropbox, OneDrive o WebDAV
  
  
• Primo- offline con archiviazione cloud facoltativa
  
  

Vantaggi:

• Controlli di sicurezza e privacy forti
  
  
• Supporta sia i flussi di lavoro personali che di piccoli team
  
  
• Gratis, open-source e cross-piattaforma
  
  

Migliore per: Individui sensibili alla privacy o team piccoli in cerca di una soluzione sicura e basata sui segnaposti Markdown

17. Obsidian
Obsidian è una soluzione di gestione dei contenuti basata sui segnaposti Markdown amata da pensatori, scrittori e sviluppatori La sua forza sta nelle backlinking e nelle viste di grafo che rendono facilmente la connessione delle idee Obsidian è facile da personalizzare grazie ai plugin della comunità e funziona offline, ma manca di funzionalità di collaborazione native - rendendolo così più adatto all'uso individuale o dei team asincroni

Caratteristiche chiave:

• Archiviazione locale dei file di segnaposto Markdown
  
  
• Visualizzazione di grafo dei collegamenti tra note
  
  
• Collegamenti a senso unidirezionale
  
  
• Ecosistema di plugin per estendere le funzionalità
  
  
• Progettazione offline
  
  

Vantaggi:

• Highly customizable and privacy-friendly
  
  
• Encourages idea mapping and deep note connections
  
  
• Fast and lightweight
  
  

Best for: Writers, developers, and solo users seeking a flexible tool for connected thinking and personal wikis

Free wiki software

If you’re just getting started with a company wiki or operating on a limited budget, there are plenty of free wiki software tools that offer powerful features without the price tag. These tools vary widely in their capabilities, from simple personal wikis to fully customizable, open-source platforms that can scale with your business.

Some free wiki tools, like MediaWiki, Bookstack, or DokuWiki, are self-hosted and open-source—meaning you’ll need some technical know-how to install, customize, and maintain them. Others, like Notion, Slite, or Nuclino, offer free plans with user or content limits but are easier to set up and use right out of the box.

Choosing a free wiki software doesn’t mean you have to sacrifice functionality. Many of these tools come with features like markdown support, search capabilities, access control, and collaboration tools. And for small teams, startups, or individuals building a personal knowledge base, free plans may offer everything you need.

Qual è il miglior software wiki per il tuo team?

Come puoi vedere da questo elenco, ci sono molti wiki eccellenti là fuori, ognuno con le proprie capacità uniche e proposta di valore.

I requisiti di ogni azienda saranno diversi, ma ci sono alcuni ingredienti chiave da tenere d'occhio quando si valutano le opzioni sul mercato. Il wiki che scegli dovrebbe essere facile da usare, disponibile nei flussi di lavoro dei dipendenti e in grado di integrarsi con le app più popolari della tua azienda. It should also utilize the very latest in AI technology. 

Tieni a mente queste capacità fondamentali mentre conduci la tua ricerca. E non perdere di vista l'obiettivo finale: dare ai tuoi team un'unica fonte di verità per le informazioni aziendali affidabili in modo che possano fare al meglio il loro lavoro.

Wrapping up

Whether you're building your first internal wiki or replacing an outdated system, the right software can transform how your team captures, shares, and uses knowledge. From open-source platforms to AI-powered solutions, there’s a wiki tool out there to match every team’s needs and workflows.

As you evaluate your options, keep your team’s habits, tools, and goals in mind. Look for software that’s easy to use, integrates into your existing tech stack, and helps your company stay aligned with a single source of truth.

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