Що таке управління знаннями?

Управління знаннями (KM) - це процес організації, створення, використання та поширення колективних знань у межах організації. Успішне управління знаннями включає зберігання інформації в місці, де до неї легко доступ, наприклад, у вікі або внутрішнього порталу співробітників.

Незважаючи на інструмент, який ви оберете, лише кілька ініціатив можуть дійсно перетворити спосіб функціонування організації, управління знаннями - одна з них.

Типи управління знаннями

Знання - одне з найцінніших активів вашої організації. Зберігання, збільшення та поширення цього знання є критичним для будь-якого підприємства.

При дивленні на це з цієї перспективи, включення управління знаннями охоплює процес, який допомагає вам здобувати, організовувати та ділитися:

• Експліцитні знання (знання, що легко перенести у письмовому вигляді й поділитися)
• ‍Імпліцитні знання (прикладені знання)
• Таємні знання (знання, отримані внаслідок особистого досвіду)
• Декларативні знання (статичні знання, специфічні для теми)
• Процедурні знання (знання, яке акцентує на 'як')
• Апостеріорні знання (суб'єктивні знання, отримані внаслідок індивідуального досвіду)
• А пріоріорні знання (знання, отримані незалежно від доказів)

‍Дізнайтеся більше про різноманітні типи управління знаннями.

Процес управління знаннями

На найвищому рівні процес управління знаннями - це спосіб, яким бізнес управляє знаннями, від їх створення через методологію організації до того, як воно продовжує переконуватися, що воно ділиться.

1. Створення знань. Створення знань починається з одержання знань. Ці знання можуть надходити з різних джерел, включаючи співробітників організації або зовнішніх фахівців, які привертаються для знань або експертизи з конкретної теми. Після здобуття знань наступним кроком буде розуміння того, для чого будуть використані знання, як це буде використано і де воно застосовно.
2. Організація знань. Знання потрібно структурувати в систему управління знаннями для майбутнього використання. Це знання повинно бути не лише організовано, але воно також повинно містити функції безпеки, щоб знання могло бути доступним уповноваженому персоналу у потрібний момент. Цей процес організації знань є важливою частиною управління знаннями, оскільки без нього знання стає неструктурованим і не має структури, що ускладнює або навіть унеможливлює його знаходження у майбутньому, коли знадобиться знання.
3. Поширення знань. Процес організації знань завершується за допомогою поширення знань. Це поширення знань включає все, починаючи з навчання знань і закінчуючи обміном ними, де знання можна отримати або покращити завдяки дискусіям про знання з іншими працівниками організації.

Усі ці аспекти працюють разом для створення процесу управління знаннями, який сприяє співпраці та обміну інформацією.

​

Дізнайтеся більше про процес управління знаннями та дізнайтеся, як почати процес управління знаннями у вашій компанії.‍

Як система управління знаннями допомагає організаціям

Коли організація може легко отримувати доступ до бізнес-знань, ділитися ними та оновлювати, вона може стати більш продуктивною та витратно-ефективною. Можливість отримувати необхідні знання вчасно за допомогою надійної системи управління знаннями впливає на точне прийняття рішень та стимулює співпрацю та інновації.

Переваги системи управління знаннями

Чим ефективніше і продуктивніше компанія ділиться своєю інформацією зі співробітниками, тим краще вона буде функціонувати. Переваги управління знаннями включають:

• Швидше прийняття рішень
• Ефективний доступ до знань та інформації
• Збільшення співпраці та генерація ідей
• Покращений обмін інформацією по всій вашій організації
• Поліпшена якість інформації та даних
• Більша безпека інтелектуальної власності
• Оптимізоване навчання

Чи покращить управління знаннями результативність роботи?

Звіт Інституту глобальної дослідницької мережі McKinsey показує, що надійна система управління знаннями може скоротити час пошуку інформації на 35 відсотків та підвищити продуктивність всієї організації на 20-25 відсотків. Висновки, зібрані з міжнародної компанії International Data Corp, також підтверджують цінність системи управління знаннями, вказуючи на те, що підприємства зі списку Fortune 500 втрачають приблизно 31,5 мільярда доларів щорічно через недостатнє поширення знань.

Поки ваш підприємство росте, також зростатиме потреба у доступі до надійної бази даних знань, щоб ефективно керувати бізнесом, обслуговувати клієнтів та збільшувати доходи. Без системи управління знаннями вашим працівникам доведеться постійно навчатися та перенавчатися процесів і інформації. Це неефективна та витратна практика. Крім того, ви також ризикуєте втратити ці процеси або інформацію, якщо керівник знань або працівник із довгостроковим стажем покине вашу компанію.

Що робить менеджер знань?

Менеджер знань відповідає за те, щоб працівники легко могли отримати доступ до необхідної інформації для продуктивної діяльності. Вони впевнюються, що корпоративна пам'ять залишається в компанії та забезпечує швидкий час досягнення цінності для людей, які беруть на себе нові відповідальності. Управління знаннями покращує прибутковість, а керівник знань встановлює процеси та процедури того, як знання зберігаються та спільно використовуються по всій організації. У багатьох випадках вони також підтримують програмне забезпечення з єдиним джерелом знань. 

Керівники знань виконують важливі ролі в компаніях, які працюють з даними та знаннями. Вони стоять в чолі надання кожному окремому співробітнику необхідної інформації для ефективної роботи та підвищення загальної ефективності. Для менеджерів знань не рідним є створення культури зберігання та обміну знаннями по всій організації, які гарантують, що потрібні знання потрапляють до правильних людей без ризику перевантаження інформацією.

Чому важливе управління знаннями?

При правильному підході управління знаннями оптимізує знання компанії, роблячи їх доступними та активними для всіх у складі організації. З доброю системою управління знаннями ваша компанія в цілому може позбутися загубленої або ізольованої інформації. Компанія, яка сприяє культурі обміну знаннями, створює гнучку, згуртовану, залучену, стійку та високофункціональну команду.

1. Підвищує ефективність та продуктивність

Подумайте про всі години, що витрачені на пошук інформації у кількох системах, намагаючись знайти потрібну інформацію. Чи в чаті, документі або електронному листі? Коли ви знаходите цю інформацію, як ви можете бути впевнені, що вона правильна, коли корпоративні знання розкидані по всіх цих системах? І коли люди, яких постійно переривають, фактично роблять ключову роботу?

Система управління знаннями спрямована на створення єдиного, надійного джерела правди, куди може звернутися кожен, щоб знайти необхідну інформацію, не провадячи кілька пошуків в кількох джерелах або постійно не перебиваючи важливий персонал повторними питаннями. Відмінний інструмент управління знаннями робить нічого та денну різницю в операційній ефективності, економлячи час для служби та ІТ-команд та збільшуючи виручку для організації.

2. Забезпечує інформоване прийняття рішень

Рішення не повинні ухвалюватися в інформаційних гетьманатах. Компанія, яка має прозорість знань по всій організації, забезпечує, що всі працюють з однаковою інформацією та досягають одних цілей. Вона об'єднує всіх працівників, переконуючись, що вони мають усю необхідну інформацію для найкращого можливого прийняття рішень.

3. Зменшує дублювання або застарілу інформацію

Після того, як ви витратили час на пошук інформації і нарешті знайшли її, як ви можете переконатися, що це найнадійніша та остання інформація? Коли корпоративна інформація знаходиться в кількох системах, ви ризикуєте ухвалювати рішення або посилатися на інформацію, яка не є точною. Як єдине джерело правди як Guru створює простір для надійної інформації, щоб ви могли швидше адаптуватися й залишатися стійкими без ризику використання застарілої інформації.

4. Запобігає камінні компаній

Добре управління знаннями усуває ризик камінь інформаційною ізоляцією та сприяє культурі прозорості та комунікації. Інформаційний камінь відбувається, коли інформація відома тільки одній особі чи команді, що може запобігти іншим відділам знаходити інформацію, яка їм потрібна для ефективної співпраці. Ефективне управління знаннями гарантує, що всі мають доступ до знань, які їм потрібні для роботи відповідно до цілей компанії і залишання продуктивними.

{{cta}}

Який вид інформації включено в управління знаннями?

Інформація, зібрана як частина управління знаннями, може включати:

‍

Документи

• Посібники компанії
• Розбір переваг
• Питання щодо продукту
• Календарі відпусток
• Примітки щодо випуску

Дані команди

• Стратегія
• Документи про конкурента
• Графіки розробки продукту
• Тактики презентації
• Роботи в процесі
• Найкращі практики (наприклад, як використовує ваша команда Asana або ваш процес управління змінами)

Організаційні дані

• Організаційні структури
• Потоки закупівель
• Інформація про індивідуальні контракти
• Місце розташування офісу та контактна інформація
• Інформація про бренд

Організаційні новини

• Згадки про медіа компанії
• Оновлення інформаційних технологій (ІТ)
• Оголошення для всіх співробітників
• Майбутні акції
• Оцінки та висновки NPS
• Оновлення акцій

‍

Чому впровадження управління знаннями невдається

У статті 2015 року для Wall Street Journal, Томас H. Девенпорт, експерт з бізнес-аналітики, пояснює, що існує багато причин, чому управління знаннями історично не вдалося, але основні причини — це тривалість тривалості тривалості:

1. Зберігання знань. Деякі працівники можуть хотіти захоплювати знання для збереження певної посади або рівня важливості в компанії, тоді як інші можуть просто не мати часу, інтересу або місця для його обміну. У всіх цих випадках інформація не реєструється, що означає, що її не можна широко поширити.
2. Пошук вимагає великої кількості часу. Коли компаніям не вистачає єдиного джерела правди, інформація може розповсюджуватися по занадто багатьом різним додаткам. Якщо працівник не знає, де шукати або йому доводиться шукати в занадто багатьох місцях відповідь, він може просто припинити пошук і почати покладатися на колег, щоб отримати відповіді швидко.
3. Інформація застаріла. Якщо процеси управління знаннями використовуються в основному для зберігання документів, а не застосування знань, стара інформація поширюється, що ускладнює пошук правильної відповіді надзвичайно складним. В цьому випадку працівники знову просто припиняють покладатися на базу знань.

Часті запитання про управління знаннями

Як управління знаннями може сприяти організаційному навчанню?

Управління знаннями може сприяти організаційному навчанню, створюючи культуру, спрямовану на знання, в якій цікавість і відкритість до нової інформації є центральною частиною корпоративної структури.

Як управління знаннями може бути впроваджене?

Управління знаннями може бути впроваджене за допомогою методів управління змінами, щоб вибрати базу знань, встановити критерії успіху та підтримати високу популярність.

Кому належить управління знаннями?

Кому належить управління знаннями залежить від структури та розміру компанії. У менших компаніях може бути відповідальність кожного за підтримку бази знань та поохочення її доброго використання, тоді як великі підприємства можуть вирішити вжити заходів для залучення спеціалізованого менеджера знань.

Який цикл управління знаннями?

Цикл управління знаннями - це процес, за допомогою якого знання захоплюється, обробляється та поширюється.

Як впливає управління знаннями на організаційну продуктивність?

Якщо впроваджується коректно, вплив управління знаннями на організаційну продуктивність може бути дуже корисним. Наприклад, у дослідах у сфері компаній, спрямованих на знання, які тримають уповноваження керувати в базі знань, 94% досягли чи перевищили свої очікування зростання у 2019 році.

Інструменти управління знаннями

Ось деякі прекрасні приклади систем управління знаннями:

Системи управління документами

Ці системи діють як централізовані цифрові файлильні шафи для документів компанії. Вони полегшують отримання документів, підтримують виконання регуляторних вимог та поліпшують робочий процес. Крім того, коли до системи управління документами додаються паролі та процедури резервного копіювання, безпека документів підвищується, але не зовсім захищена від зовнішнього доступу. Багато типових систем управління документами мають обмеження функціональності, тому вартість може зрости внаслідок налаштувань за замовчуванням. Цей тип системи не автоматично захоплює дані або аналізує їх.

Системи управління контентом

‍Системи управління контентом схожі на системи управління документами, але зберігають аудіо-, відео- та інші типи медіа, крім документів.

Бази даних

База даних - це комп'ютерний додаток, який дозволяє людям захоплювати, зберігати, аналізувати та взаємодіяти з даними. Бази даних індексуються для того, щоб зробити інформацію більш доступною. Дані, збережені в базах даних, можуть бути дуже надійними, оскільки система забороняє маніпуляції. Однак вони можуть бути нетривалими та часто є дорогою розробкою і налаштуванням. Вони також потребують високого рівня вмінь для використання та підтримки.

Електронні архіви даних

Ці системи, що охоплюють всю підприємство, витягують дані з різних частин вашої організації і можуть бути дуже ефективними для звітності та аналізу. Вони зберігають поточні, а також історичні дані і перетворюють дані в змістовну інформацію. Однак електронні архіви даних зазвичай потребують великого обслуговування, що передбачає складну інтеграцію для надання єдиного погляду на дані.

Внутрішні мережі

Ці приватні комп'ютерні мережі, побудовані на пошукових платформах, можуть забезпечити легкодоступний ресурс інформації, що полегшує співпрацю та соціальні мережі в межах вашої організації. Але традиційні інтранети мають деякі ризики, зокрема легкий доступ для несанкціонованого персоналу. Дізнайтеся, чому Guru є найкращим вибором для сучасного корпоративного інтранету працівника.

Вікі

Ці веб-сторінки - це легкі у використанні інструменти для спільної роботи , що дозволяють будь-кому опублікувати та зберігати інформацію в центральному місці. Вони можуть бути хорошими місцями для зберігання бізнес-документів або каталогів продукції. Проте, оскільки їх можна відкрито редагувати, вікі можуть часто містити невірну інформацію. Крім того, вони не оптимізовані для показу того, яка інформація у них переглядається або використовується, або де існують прогалини в знаннях.

Соціальні мережі

Соціальні мережі дозволяють людям спілкуватися між собою, приєднуватися до груп, вносити інформацію і обговорювати питання, які їх цікавлять. Соціальні мережі можуть впливати на організаційні знання. Системи управління знаннями можуть застосовувати соціальні мережі для ідентифікації, документування та передачі знань.

‍

‍

Стратегії управління знаннями, які збільшують продуктивність

Є три основні стратегії управління знаннями для збільшення продуктивності:

Зробіть обмін знаннями легким

Створіть культуру, в якій працівники вільно діляться знаннями один з одним, а не накопичують їх. Це досягається за допомогою засобів управління знаннями, що дозволяють легко знаходити і миттєво отримувати доступ до знань.

Створюйте повторювані процеси

Не дозволяйте працівникам винаходити колесо кожен раз, коли у них є важливі знання для обміну. Робота з шаблонами та іншими легко дільницями, які можна легко ділитися і редагувати, робить обмін знаннями ще ефективнішим та простішим.

Стимулюйте створення знань

Винагороджуйте тих, хто найбільше сприяє в обміні знаннями. Впровадження засобів управління знаннями, які дозволяють учасникам отримувати визнання, може стимулювати більше людей ділитися знаннями.

Заохочуйте високе використання алгоритмів

Питати питання - це добре, але якщо працівники переривають колег лише для отримання відповідей, а не перевіряють базу знань, почніть створювати нагадування про перевірку бази знань, перш ніж запитувати. Це не тільки заощадить їм час, а й підвищить загальну ефективність.

Разом ці стратегії покращують доступ до інформації для всіх працівників і відділів, що призводить до культури відкритості та допитливості.

Чи ваша база знань компанії зробляє вас більш продуктивними — чи менш? Слідуйте цій простій схемі, щоб дізнатися, куди ви вписуєтесь у спектр, а потім дізнайтесь, що означають результати.

Використання управління знаннями

Тут наведені деякі найпоширеніші випадки використання управління знаннями:

Введення працівників

Нові працівники потребують багато інформації дуже швидко, щоб стати ефективними членами організації. Система управління знаннями може надати миттєві відповіді, забезпечуючи, що всі від першого дня будуть на одній хвилі, обмежуючи стрес та скорочуючи час навчання. Дивіться, як Guru прискорює введення працівників.

Внутрішня комунікація та оновлення

Якісне управління знаннями може покращити співпрацю, зменшуючи шум чатів. Використовуючи УЗ для створення відведеного місця для поставлення та відповіді на питання та надання оновлень, ви звільняєте час всім для більш ефективної роботи. Дивіться, як Guru вирішує проблеми внутрішньої комунікації.

Оптимізоване обслуговування клієнтів

Оскільки одним із основних показників обслуговування клієнтів є час завершення заявки, важливо забезпечити представникам доступ до необхідної інформації саме тоді та саме там, коли вони цього потребують, щоб ефективне управління знаннями було виживальним. Перестаньте утримувати клієнтів на лінії або залишати заявки відкритими на дні (або тижні) поки представники відшукують людину з правильною відповіддю, дозволяючи цій особі надати її один раз всім. Дивіться, як Guru допомагає брендам створювати кращі клієнтські взаємодії класу.

Підтримка продуктів

Підтримувати всіх у цій платформі щодо останніх та найкращих змін та оновлень продукту вимагає оптимізованого рішення, доступного всім. Система управління знаннями повинна бути доступною для всіх в компанії, щоб забезпечити, що всі знають, що доступно та коли. Дивіться, як Guru забезпечує узгодженість у розробці продукту.

‍

‍