Nếu tôi hỏi bạn tên wiki nổi tiếng nhất thế giới, bạn có lẽ sẽ nói 'Wikipedia.' Và bạn sẽ đúng!

Nhưng nếu tôi hỏi bạn về định nghĩa 'wiki', hoặc tại sao doanh nghiệp có thể mua wiki công ty, bạn có thể gặp khó khăn;

Cuối cùng, có rất nhiều loại wiki khác nhau ở đó. Có wiki nội bộ, wiki bên ngoài, wiki công ty, điều đó có ý nghĩa gì? Một số có thể truy cập mà ai cũng được, số khác bị hạn chế chặt chẽ đến các nhóm cụ thể người. Một số được vận hành bằng trí tuệ nhân tạo, số khác thì không;

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xác định wiki là gì, thảo luận về các loại wiki, giải thích cách tạo wiki, cung cấp cái nhìn tổng quan về lợi ích và các trường hợp sử dụng, cùng với một số ví dụ.

Hãy bắt đầu!

Định nghĩa wiki

Wiki là gì?

Một wiki là ứng dụng dựa trên web cho phép người dùng dễ dàng xuất bản, chỉnh sửa, quản lý, truy cập, và chia sẻ thông tin. Các công ty sử dụng wiki để cho phép nhân viên truy cập thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình và đăng tải kiến thức của mình một cách dễ dàng.

Từ 'wiki' xuất phát từ từ tiếng Hawaii 'wiki wiki,' có nghĩa là 'nhanh.' Đó là một tên thích hợp vì một trong những lợi ích chính của wiki là tốc độ mà nó cho phép các đồng đội tài liệu và chia sẻ thông tin với nhau;

Bây giờ sau khi chúng ta xác định wiki là gì, hãy xem xét một số loại wiki khác nhau hiện có ngày nay;

Wiki nội bộ so với wiki bên ngoài

Một wiki nội bộ là một loại phần mềm mà các công ty sử dụng để lưu trữ, tổ chức, và chia sẻ thông tin nhạy cảm; Đó là các trang web nội bộ an toàn chỉ có thể truy cập bởi những người có quyền cụ thể - thường là nhân viên của công ty. Một wiki công ty được sử dụng để cung cấp cho các nhóm một nguồn thông tin đáng tin cậy và cuối cùng để cải thiện hiệu quả công việc.

Một wiki bên ngoài là một ứng dụng phần mềm mà những người dùng công cộng có thể sử dụng để xem, xuất bản và chỉnh sửa thông tin. Chúng là các trang web mặt ngoài công cộng mà có thể được truy cập bởi bất kỳ ai. Một số wiki bên ngoài cung cấp các quyền khác nhau cho mọi người. Ví dụ, trong một số trường hợp bạn có thể cần có một tài khoản để có thể chỉnh sửa nội dung trên wiki bên ngoài. Các công ty sử dụng wiki bên ngoài để chia sẻ nội dung như thông số sản phẩm và các cập nhật của công ty với công chúng. Cả cộng đồng kinh doanh và phi kinh doanh sử dụng wiki bên ngoài để làm cho thông tin liên quan được rộng rãi sẵn có.

Tóm lại, sự khác biệt chính giữa một wiki nội bộ và một wiki ngoại vi chính là ai có quyền truy cập. Wiki nội bộ được thiết kế đặc biệt để hạn chế quyền truy cập cho các nhóm cụ thể, trong khi wiki ngoại vi có sẵn cho công chúng.

Một wiki công ty là gì?

Một wiki công ty, còn được biết đến với tên gọi wiki doanh nghiệp, là một trang web riêng được sử dụng bởi các nhóm nội bộ để thu thập, tìm kiếm và chia sẻ kiến thức. Nó hoạt động như một kho chứa trung tâm nơi nhân viên có thể cùng nhau tạo, chỉnh sửa và xóa thông tin. Hầu hết các wiki công ty đều có kiểm soát quyền hạn nghiêm ngặt và tính năng bảo mật đảm bảo chỉ có nhân viên mới có thể truy cập và điều chỉnh nội dung. Mục đích chính của một wiki công ty là tạo điều kiện chia sẻ kiến thức giữa các nhóm, cải thiện sự cân nhắc và tăng năng suất của nhân viên.

Bây giờ hãy xem một số ví dụ về các wiki phổ biến.

Các ví dụ về wiki

Wiki đầu tiên được phát triển vào giữa những năm 90 bởi Ward Cunningham, một lập trình viên máy tính người Mỹ người cùng viết Quy ước cho Phát triển Phần mềm Agile. Wiki mà ông phát triển được gọi là WikiWikiWeb và nó đã đặt ra tiêu chuẩn cho tất cả phần mềm wiki sẽ theo đuổi. 

Dưới đây là một số ví dụ về các wiki mà được sử dụng rộng rãi ngày nay:

• Wikipedia: một bách khoa toàn cục trực tuyến nơi mà công chúng thêm, chỉnh sửa và tổ chức thông tin trên đa dạng chủ đề.
• WikiHow: một hướng dẫn trực tuyến đầy thông tin về cách hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau, xử lý các tình huống khác nhau và tìm giải pháp cho nhiều thách thức của cuộc sống.
• Wiktionary: một từ điển số miễn phí chứa các định nghĩa của từ trong nhiều ngôn ngữ, kèm theo một bảo, câu trích dẫn và chi tiết về nguồn gốc của từ khác nhau.
• iFixit: một wiki hướng dẫn sửa chữa cho các thiết bị điện tử tiêu dùng và thiết bị gia dụng mà người dùng có thể chỉnh sửa và đóng góp.
• Wikivoyage: một hướng dẫn du lịch trực tuyến miễn phí được tổ chức thông qua việc biên soạn cộng tác, cung cấp hướng dẫn đến địa điểm và thông tin du lịch.
• SharePoint: đô sometimes được gọi là SharePoint Wiki, đây là một nền tảng quản lý nội dung dựa trên đám mây được sử dụng bởi các công ty trên toàn thế giới để giúp nhân viên chia sẻ thông tin một cách dễ dàng.

SharePoint: đôi khi được gọi là SharePoint Wiki, đây là một nền tảng quản lý nội dung dựa trên đám mây được các công ty trên khắp thế giới sử dụng để giúp nhân viên chia sẻ thông tin một cách dễ dàng.

Tìm hiểu lợi ích của một wiki?

Wiki công ty đang trở thành một phần tiêu chuẩn của ngăn xếp công nghệ cho hầu hết các tổ chức, từ các doanh nghiệp khởi nghiệp nhỏ đến các doanh nghiệp lớn. Sau tất cả, chúng có thể giải quyết nhiều vấn đề kinh doanh phổ biến và cung cấp một loạt các lợi ích. Hãy cùng xem xét một số trong số đó bây giờ.

Tìm thông tin dễ dàng

Một wiki giúp nhân viên dễ dàng tìm thông tin. Đơn giản, wiki cung cấp mỗi thành viên trong một đội một nơi để tìm thông tin họ cần để thực hiện công việc. Dù họ đang tìm ngày phát hành sản phẩm, biểu tượng công ty đã được chấp thuận, hoặc chính sách nhân sự, họ có thể tìm thấy trong wiki công ty của họ. Và ngày càng, một số wiki hiện đại đang thêm các tích hợp cho phép nhân viên tìm kiếm thông tin trực tiếp trong bất kỳ ứng dụng nào họ đang làm việc từ vào lúc đó.

Chia sẻ kiến thức nhanh chóng 

Một wiki mang đến cho nhân viên một cách để chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng. Với một wiki công ty, nhân viên có một vị trí duy nhất để tài liệu thông tin mà họ muốn đồng nghiệp của mình có thể truy cập. Dù là cập nhật trạng thái dự án, một bản ghi chú về chiến lược tiếp thị hoặc một quy trình vận hành tiêu chuẩn, nhân viên có thể công bố thông tin quý giá trong wiki của họ với sự tự tin rằng nó sẽ được đồng đội cần tìm thấy.

Điều kiện app giảm đi

Số lượng ứng dụng mà công ty trung bình sử dụng đã tăng đột phá trong thập kỷ qua. Mặc dù mỗi ứng dụng có một vai trò cụ thể, có quá nhiều công cụ phần mềm có thể tạo ra các kho thông tin, làm giảm năng suất và giảm hiệu quả vận hành. Một loại wiki được cung cấp bởi trí tuệ nhân tạo đang giúp các công ty giải quyết vấn đề này bằng cách tìm kiếm qua nhiều nguồn từ một giao diện người dùng duy nhất - một quy trình làm việc đôi khi được gọi là tìm kiếm doanh nghiệp. Một số wiki được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo cũng cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và điều chỉnh nội dung để làm cho nó phù hợp với các nhóm nhân viên cụ thể. Với các tính năng như vậy, wiki cho phép công ty hệ thống hóa công cụ, như một nội mạng. 

Tăng hiệu quả của nhân viên;

Một nghiên cứu do McKinsey thực hiện đã phát hiện ra rằng nhân viên trung bình dành 20% thời gian của họ để tìm kiếm thông tin cần thiết cho công việc của mình. Điều này tương đương với việc mất một ngày mỗi tuần cho một nhiệm vụ không hiệu quả và gây chán nản! Với một wiki công ty, nhân viên có một nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy. Điều này giảm đáng kể thời gian mỗi nhân viên cần phải dành để tìm kiếm thông tin và giúp tăng hiệu quả đáng kể trên toàn công ty. 

Cải thiện văn hóa công ty

Nghiên cứu từ Gallup đã phát hiện ra rằng sự cam kết của nhân viên đã đình công trong những năm gần đây, khi công nhân báo cáo cảm thấy không kết nối với đồng đội và sứ mệnh của công ty. Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến văn hóa, năng suất và hiệu suất tổng thể của một nhóm. Tuy nhiên, với một wiki, các lãnh đạo công ty có thể chia sẻ các cập nhật quan trọng với các nhóm của họ dễ dàng hơn và nhân viên có thể tương tác với nội dung của nhau hàng ngày. Điều này có thể giúp công nhân cảm thấy liên kết với công ty của mình hơn và tham gia vào công việc của mình.

Như bạn có thể thấy, wiki mang lại một loạt lợi ích cho các nhóm trên toàn tổ chức. Nhưng loại thông tin nào thường được tài liệu trong một wiki? Chúng ta sẽ khám phá điều đó trong phần tiếp theo, nơi chúng ta xem xét các trường hợp sử dụng wiki phổ biến.

Các trường hợp sử dụng wiki hàng đầu

Công ty thường sử dụng wiki trên một loạt các trường hợp sử dụng. Sau tất cả, một wiki hiệu quả nhất khi được sử dụng trên nhiều nhóm và chứa nhiều loại nội dung khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng wiki hàng đầu.

• Tài liệu hướng dẫn nhân viên mới: một wiki công ty là nơi tốt để lưu trữ tài liệu, nhiệm vụ và cẩm nang mà nhân viên mới cần trong quá trình đào tạo.
• Quy trình vận hành tiêu chuẩn: đối với nhiều công ty, loại nội dung phổ biến nhất được tìm thấy trong wiki là các quy trình vận hành tiêu chuẩn mô tả cách tốt nhất để hoàn thành một số công việc như nộp một yêu cầu với Bộ phận CNTT, lập báo cáo chi phí hoặc giới thiệu ai đó cho một vị trí làm việc trống.
• Chính sách nhân sự: dù là thông tin các phúc lợi, chính sách nghỉ phép, hoặc tài liệu đào tạo, wiki thường được sử dụng bởi các nhóm nhân sự để lưu trữ tài liệu quan trọng cho tất cả nhân viên trong công ty.
• Câu hỏi thường gặp về Sản phẩm: một wiki cung cấp cho các nhóm tương tác với khách hàng một nguồn thông tin duy nhất về sản phẩm, giúp họ trả lời nhanh chóng và chính xác các câu hỏi của khách hàng.
• Tài sản thương hiệu: logo công ty, ảnh cá nhân nhân viên, và hình ảnh sản phẩm thường được lưu trữ trong wiki của công ty, giúp nhân viên dễ dàng tìm thấy phiên bản mới nhất của các tài sản chính của thương hiệu.

Làm thế nào để tạo một wiki

Ở giai đoạn này, có thể bạn đang tự hỏi: 'làm thế nào để tạo một wiki?' Dù bạn muốn tạo một wiki công ty, một wiki bên ngoài cho cộng đồng trực tuyến, hoặc dạng wiki khác, đây là các bước chính để thực hiện.

Chọn một nền tảng wiki

Bước đầu tiên là lựa chọn công cụ wiki phù hợp với mục tiêu của bạn. Nếu bạn muốn tạo một wiki cá nhân, một giải pháp nguồn mở miễn phí như DokuWiki có thể phù hợp. Nếu bạn định triển khai một wiki công ty, bạn sẽ cần xem xét các yếu tố như chi phí, dễ sử dụng, kiểm soát quyền hạn, tích hợp, và khả năng AI hỗ trợ. Bạn có thể thấy hữu ích khi đọc về các công cụ phần mềm wiki tốt nhất.

Thiết lập wiki của bạn

Sau khi chọn một nền tảng, bước tiếp theo là thiết lập nó. Điều này có thể bao gồm việc tạo tài khoản, gán vai trò cho các thành viên khác nhau trong nhóm, tùy chỉnh trang chủ, và cấu hình thiết lập quyền hạn. Nhiều công cụ wiki cung cấp các mẫu để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng.

Thêm và sắp xếp nội dung

Bước tiếp theo là một bước vui: thêm nội dung. Quan trọng là xem xét cấu trúc và bố cục của trang wiki của bạn để đảm bảo nó dễ dàng nhất có thể cho người dùng điều hướng. Tạo trang cho các lĩnh vực chủ đề cấp cao, và thêm các trang con chi tiết bên dưới. Quan trọng là thêm liên kết nội bộ giữa các trang wiki liên quan.

Tùy chỉnh giao diện

Trước khi chia sẻ wiki mới của bạn một cách rộng rãi, quan trọng là tùy chỉnh nó – đặc biệt nếu đó là một wiki công ty sẽ được sử dụng bởi một số lượng lớn nhân viên. Nhiều wiki cho phép bạn điều chỉnh màu sắc, font chữ, bố cục và các tính năng thiết kế khác để phù hợp với phong cách thương hiệu của bạn. Điều này có thể giúp nhân viên có trải nghiệm quen thuộc và hấp dẫn mỗi khi họ sử dụng wiki.

Thiết lập quy trình để giữ nội dung luôn mới

Bước cuối cùng là tạo hướng dẫn và quy trình đảm bảo wiki được sử dụng rộng rãi và duy trì tốt trong dài hạn. Truyền thống, nhiều công việc trong việc duy trì một wiki đã được thực hiện thủ công, nhưng với sự xuất hiện của công nghệ AI, công việc này giờ đây dễ dàng hơn nhiều. Dù bạn sử dụng phần mềm wiki nào, quan trọng là nội dung cũ được lưu trữ, nội dung phổ biến luôn được cập nhật, và phân tích số liệu thường xuyên được tận dụng để thúc đẩy sự áp dụng.

Phần mềm wiki tốt nhất

Thế giới của các wiki đã thay đổi đáng kể kể từ khi Ward Cunningham ra mắt WikiWikiWeb vào những năm 1990. Ngày nay, một số trong những trang web phổ biến nhất trên internet là các wiki bên ngoài, trong khi các công ty trên khắp thế giới xem xét các wiki nội bộ như một phần quan trọng của cơ sở công nghệ của họ.

Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích wiki là gì, chia sẻ ví dụ về những wiki phổ biến, thảo luận về nhiều lợi ích của wiki công ty, và chỉ ra cách tạo một wiki. Bây giờ bạn có thể đang tự hỏi phần mềm wiki tốt nhất cho doanh nghiệp của mình là gì. Thì những tin tức tốt là hiện nay có rất nhiều lựa chọn, trong đó có nhiều lựa chọn sử dụng công nghệ AI mới nhất để làm cho việc nhân viên tìm thông tin mà họ cần để làm việc tốt nhất trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Để biết thêm thông tin, đọc về các công cụ phần mềm wiki tốt nhất.